Rechnung nicht erhalten Inkasso – Was jetzt hilft

Rechnung nicht erhalten Inkasso: Was tun, wenn Inkassokosten drohen, obwohl nie eine Rechnung zugestellt wurde? Erfahre deine Rechte und Handlungsmöglichkeiten.

Rechnung nicht erhalten – ein typischer Fall aus dem Alltag

Im Mai 2025 bestellte eine Kundin Ware über das Onlineportal eines Gartencenters. Die Lieferung kam prompt, die Rechnung jedoch nicht. Sie wartete – zunächst ohne Sorgen, dann vergaß sie die Angelegenheit. Monate später folgte der Schock: Ein Inkassoschreiben über fast 35 Euro zusätzlich zum Rechnungsbetrag von 32,28 Euro. Was war passiert?

Laut Zahlungsdienstleister seien die Rechnung sowie drei Mahnungen an ihre E-Mail-Adresse gesendet worden. Der Haken: Statt „.com“ tippte sie versehentlich „.de“ ein. Eine E-Mail-Adresse, die es gar nicht gibt. Der Versand sei laut Dienstleister dennoch fehlerfrei erfolgt – Rückläufer habe es angeblich keine gegeben. Doch die Kundin bewies das Gegenteil: Ihre eigenen Testmails an diese Adresse kamen mit automatischen Fehlermeldungen zurück.

Trotz allem wurde ihr weder eine Ersatzrechnung zugeschickt, noch wurde die Mahnung postalisch wiederholt – obwohl ihre physische Anschrift bekannt war und für die Lieferung verwendet wurde. Ist es also zulässig, unter solchen Umständen Inkassokosten zu verlangen? Genau das klären wir jetzt.

Rechtslage bei fehlerhafter E-Mail-Adresse

Die erste Frage: Wer trägt die Verantwortung, wenn eine Rechnung aufgrund einer falsch angegebenen E-Mail-Adresse nicht zugestellt werden kann?

Zugang von Willenserklärungen

Nach § 130 BGB wird eine Willenserklärung nur wirksam, wenn sie dem Empfänger zugeht. Bei einer E-Mail bedeutet das: Sie muss im Posteingang angekommen sein oder zumindest unter gewöhnlichen Umständen dort ankommen können. Eine Adresse, die gar nicht existiert, erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Wichtig: Selbst wenn der Fehler bei der Kundin lag, etwa durch einen Tippfehler bei der Adresse, darf sich der Absender nicht vollständig aus der Pflicht ziehen. Denn: Nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) muss der Absender alles Zumutbare unternehmen, damit die Erklärung zugeht.

Zugangsvereitelung und ihre Folgen

Wird der Zugang vereitelt – etwa durch falsche Angaben des Empfängers – greift unter Umständen die sogenannte Zugangsvereitelung. Die Rechtsfolge: Der Zugang gilt trotzdem als erfolgt, wenn die Vereitelung vorsätzlich oder grob fahrlässig war.

Doch bei einem simplen Tippfehler ohne Täuschungsabsicht ist die Beurteilung komplexer. Hier kommt es darauf an, ob der Versender die Nichtzustellung hätte bemerken und entsprechend reagieren müssen. Und genau daran scheitert es oft.

Schadensminderungspflicht des Gläubigers

Ein weiterer zentraler Punkt ist die sogenannte Schadensminderungspflicht nach § 254 BGB. Diese verpflichtet den Gläubiger – also hier den Zahlungsdienstleister –, wirtschaftlich sinnvolle Schritte zu unternehmen, um Schäden (z. B. Inkassokosten) zu vermeiden.

Alternative Zustellwege nutzen

Wenn eine E-Mail offenkundig unzustellbar ist – was durch automatisierte Fehlermeldungen wie „Address not found“ angezeigt wird –, wäre eine Zustellung auf dem Postweg zumutbar gewesen. Zumal die physische Adresse der Kundin bekannt war.

Dass eine postalische Rechnungszustellung „nicht üblich“ sei, wie vom Zahlungsdienstleister behauptet, ist rechtlich irrelevant, wenn digitale Zustellung nachweislich scheitert.

Wann gerät man wirklich in Verzug?

Verzug tritt nach § 286 BGB in der Regel nur dann ein, wenn eine Mahnung erfolgt – und zwar wirksam. Das bedeutet: Sie muss zugehen. Wenn die Mahnung nie beim Kunden angekommen ist, kann auch kein Verzug entstehen – und somit auch keine Verzugszinsen oder Inkassokosten verlangt werden.

Ausnahme: kalendermäßig bestimmte Fälligkeit

Ist der Zahlungstermin im Vertrag konkret benannt (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung“), kann Verzug auch ohne Mahnung eintreten. In dem vorliegenden Fall scheint eine solche Regelung jedoch nicht getroffen worden zu sein.

Umgang mit Inkassoforderungen in solchen Fällen

Was also tun, wenn ein Inkassounternehmen Kosten verlangt, obwohl nie eine Rechnung zugestellt wurde?

Hauptforderung zahlen, Inkassokosten bestreiten

Ein kluger Schachzug ist es, die berechtigte Hauptforderung zu begleichen – allerdings mit dem ausdrücklichen Hinweis, dass dies ausschließlich für die Grundschuld gilt und alle weiteren Forderungen bestritten werden. Ein entsprechender Vermerk im Verwendungszweck der Überweisung (z. B. „Nur Hauptforderung, keine Inkassokosten anerkannt“) ist hierbei ratsam.

Schriftliche Zurückweisung der Inkassokosten

Parallel dazu sollte eine schriftliche Zurückweisung der Inkassogebühren erfolgen, am besten unter Beifügung der Nachweise über die Unzustellbarkeit der E-Mails. Auch kann man verlangen, dass die ursprüngliche Rechnung erneut an die korrekte Adresse gesendet wird – per Mail oder Post.

Was passiert, wenn Inkasso weiter drängt?

Selbst wenn man korrekt reagiert hat, kommt es vor, dass Inkassodienste weiterhin auf ihre Forderungen pochen. Dann gilt es, Ruhe zu bewahren.

Mahnbescheid und Widerspruch

Kommt ein gerichtlicher Mahnbescheid, muss schnell reagiert werden. Innerhalb von 14 Tagen kann man Widerspruch einlegen – idealerweise mit Unterstützung einer Verbraucherzentrale oder eines Rechtsanwalts. Wird nicht widersprochen, droht ein Vollstreckungsbescheid.

Beweise sichern

Alle Kommunikation – E-Mails, Schreiben, Nachweise über Fehlermeldungen und Zahlung – sollte gesammelt und geordnet aufbewahrt werden. Diese Unterlagen sind essenziell, falls es zu einem Rechtsstreit kommt.

Rechtliche Unterstützung einschalten

Nicht selten versuchen Inkassodienstleister, Verbraucher durch Druck zur Zahlung zu bewegen – auch wenn die Forderung rechtlich fragwürdig ist. Hier kann es sinnvoll sein, sich anwaltlich beraten zu lassen oder sich an die Verbraucherzentrale zu wenden.

Fazit

Wer eine Ware bestellt und erhält, muss grundsätzlich auch zahlen – daran besteht kein Zweifel. Doch damit ein Verzug im Sinne des § 286 BGB eintritt, muss eine ordnungsgemäß zugestellte Rechnung vorliegen. Im geschilderten Fall wurde jedoch eine fehlerhafte E-Mail-Adresse angegeben, sodass die Rechnung den Empfänger nie erreichen konnte. Und genau hier liegt der Knackpunkt: Selbst wenn der Fehler beim Käufer lag, kann ein Zahlungsdienstleister sich nicht pauschal auf eine angebliche Zustellung berufen, wenn technische Rückläufer eindeutig belegen, dass kein Zugang möglich war.

Die Pflicht zur Schadensminderung nach § 254 BGB verlangt vom Gläubiger, in einem solchen Fall alternative Wege der Zustellung – wie den postalischen Versand – ernsthaft zu prüfen. Das ist nicht nur eine juristische Spitzfindigkeit, sondern schützt Verbraucher davor, in einer Inkassofalle zu landen, obwohl sie nie eine Rechnung erhalten haben.

In Situationen, in denen eine Rechnung nicht erhalten wurde und plötzlich Inkasso-Gebühren gefordert werden, lohnt sich ein kühler Kopf, rechtzeitiges Handeln und das genaue Hinschauen auf die eigene Rechtslage. Denn: Nicht jede Forderung ist automatisch berechtigt – selbst wenn sie in offizieller Aufmachung daherkommt.

FAQ

Was kann ich tun, wenn ich keine Rechnung erhalten habe?

Wenn du keine Rechnung erhalten hast, solltest du den Zahlungsdienstleister oder Händler umgehend kontaktieren und eine korrekte Zustellung verlangen. Besonders wichtig ist das, wenn plötzlich Inkasso-Kosten auftreten und du dich im Verzug befinden sollst, obwohl du gar nichts zahlen konntest.

Muss ich Inkassogebühren zahlen, obwohl keine Rechnung angekommen ist?

Nicht zwingend. Entscheidend ist, ob die Rechnung rechtlich wirksam zugestellt wurde. Wenn du nachweisen kannst, dass die Zustellung (z. B. wegen einer ungültigen E-Mail-Adresse) gescheitert ist, können die zusätzlichen Inkassokosten unter Umständen entfallen. Die Frage „Rechnung nicht erhalten Inkasso“ ist hier besonders relevant.

Wer ist schuld, wenn die E-Mail-Adresse falsch angegeben wurde?

Zunächst liegt die Verantwortung bei dir, wenn du eine falsche Adresse angibst. Aber: Der Absender hat laut § 242 BGB trotzdem die Pflicht, den Zugang sicherzustellen – insbesondere, wenn Rückläufer auf Zustellprobleme hindeuten. Dann hätte zum Beispiel eine postalische Zustellung erfolgen müssen.

Reicht es aus, die Hauptforderung zu zahlen?

Ja, oft reicht es, wenn du die Hauptforderung begleichst – aber nur mit klarem Hinweis, dass du die Inkassokosten ausdrücklich nicht anerkennst. Dokumentiere dies sorgfältig im Verwendungszweck der Überweisung. Das hilft bei späteren Auseinandersetzungen.

Was passiert, wenn ich die Inkassokosten nicht zahle?

Das Inkassounternehmen wird wahrscheinlich weiter schreiben, dich zur Zahlung auffordern und eventuell einen Mahnbescheid beantragen. Solange du rechtzeitig Widerspruch einlegst und deine Argumente belegen kannst, entstehen dir daraus aber keine Nachteile.

Wie kann ich beweisen, dass keine Rechnung ankam?

Fehlermeldungen von Mailservern („Mail delivery failed“) sind ein guter Beleg. Auch Screenshots und eigene Testsendungen an die fehlerhafte Adresse können deine Argumentation untermauern. Solche Nachweise sind besonders wichtig, wenn „Rechnung nicht erhalten Inkasso“ zum Streitpunkt wird.

Gilt Verzug auch ohne Mahnung?

Nur wenn ein konkreter Zahlungstermin vereinbart war, kann Verzug ohne Mahnung entstehen (§ 286 Abs. 2 BGB). In den meisten Fällen ist jedoch eine wirksame Mahnung notwendig – und diese muss dir auch tatsächlich zugegangen sein.

Was ist mit der Schadensminderungspflicht?

Nach § 254 BGB muss der Gläubiger alles Zumutbare tun, um unnötige Kosten zu vermeiden. Wenn er erkennt, dass die Rechnung nicht zugestellt wurde, ist er verpflichtet, alternative Wege wie den Postversand zu nutzen.

Kann das Inkasso trotzdem Erfolg haben?

Wenn du dich nicht wehrst oder auf Mahnbescheide nicht reagierst, kann das Inkasso rechtlich durchkommen. Deshalb: Immer prüfen, reagieren und – wenn nötig – professionelle Hilfe holen.

Lohnt sich ein Anwalt bei kleinen Beträgen?

Gerade bei kleineren Forderungen kann es sinnvoll sein, sich an die Verbraucherzentrale zu wenden. Bei größeren Unsicherheiten oder wenn es vor Gericht geht, solltest du anwaltlichen Rat einholen – um nicht wegen 30 Euro unnötig in Schwierigkeiten zu geraten.